Menjadi pemimpin organisasi komunitas (Teknik memimpin rapat) #2
Tidak semua pemimpin organisasi mengerti cara memimpin rapat
yang baik, padahal ini skill awal yang harus dikuasai oleh pemimpin organisasi.
Memimpin rapat bukan saja mengarahkan pembicaraan dalam rapat terhadap
pembahasan agenda yang sudah ditentukan tapi juga sebagai bagian dari sistem
untuk pengkaderan dalam melatih anggota rapat bagaimana menyampaikan pendapat.
Brainstorming - mempersilahkan anggota menyampaikan pendapatnya tanpa dikritik
terhadap topik bahasan - menjadi penting untuk digunakan. Berikut adalah
beberapa tahapan yang bisa dilakukan oleh pemimpin rapat dalam memimpin rapat2
organisasi
Mempersiapkan agenda
Agenda disiapkan oleh sekretaris dan didiskusikan dengan
ketua untuk menetapkan apa2 saja yg akan dibahas sebelum disampaikan kepada
peserta rapat, bisa juga ketua sendiri yg menyiapkan agenda. Sebaiknya topik
masing-masing agenda bersifat umum tp pemimpin rapat sudah memiliki guidence
atau panduan mengenai hal-hal apa saja yang akan dibahas dalam topik tersebut.
ketua harus belajar untuk mampu memetakan masalah, sebisanya menghindari
pembahasan terhadap suatu masalah yang diagendakan berulang-ulang dalam
beberapa rapat, ini menjadi tidak fokus dan menguras energi.
Membuat catatan kecil
Membuat catatan-catatan kecil tentang hal2 yang akan
disampaikan dalam rapat, bisa ditulis di kertas kecil, agenda pribadi, tissu
maupun telapak tangan. Catatan ini semacam guidence
untuk pemimpin sambil sesekali dilihat apakah semua sudah tersampaikan
dalam rapat. Saya selalu membuat catatan2 kecil setiap mimpin rapat, misalnya :
ingatkan si A untuk selesaikan tugasnya sebelum tgl 7, diskusikan kemungkinan
mendapatkan sponsor dana dari PT, ABZ atau jangan lupa membahas tentang plan B.
Catatan2 kecil ini penting, karena harus kita sadari bahwa kemampuan otak kita
terbatas dalam mengingat.
Membagi tugas
Dalam pembahasan masing2 topik agenda rapat, pemimpin rapat
mengarahkan pada sebuah solusi dan membagi tugas pada masing2 pengurus,
sebaiknya pengurus ini untuk mengawasi atau sebagai penanggungjwb terhadap
hasil rapat dari topik itu. Begitu banyak persoalan yang hanya selesai di meja
rapat dan tidak pernah terealisasikan karena lemahnya pengawasan atau tidak ada
yang bertugas secara khusus menangani hasil tersebut dan melaporkannya pada
pemimpin rapat atau ketua organisasi. Dalam bagian ini juga dimaksud bahwa pemimpin
rapat tidak harus ketua organisasi, dapat didelegasikan kepada sekretaris,
bendahara ataupun wakil ketua, walaupun ketua hadir pada rapat tersebut, hal
ini dapat menjadi sebuah pelatihan kepada pengurus lainnya dan pengalaman yang
baik untuk pengkaderan.
Mengarahkan rapat sesuai dengan agenda
Pemimpin rapat bertugas mengcut pembicaraan dalam rapat yang sudah diluar kontek bahasan, dan
mengarahkan diskusi pada topik yang sedang dibahas, tentu dengan memperhatikan
kondisi, jika memang urgent dibahas tapi tidak terakomodir dalam agenda,
arahkan forum supaya masalah tersebut akan dibahas dalam agenda rapat terakhir
yang membahas “warnasari”. Jangan lupa tetap masukan “warnasari” dalam setiap
agenda rapat untuk menampung hal-hal yang urgent dibahas tp tidak terpikirkan
saat menyusun agenda rapat diawal rapat. Jika forum blank dalam rapat untuk membahas sesuatu, pemimpin rapat jangan
ragu memainkan teknik “brainstorming” atau bisa juga “sharing”. Nada suara saat berbicara untuk memutuskan sesuatu
diusahakan dengan penuh keyakinan dan memandang ke seluruh forum, jangan hanya
memandang ke bawah atau melihat kertas agenda saja, akan lebih meyakinkan dan
percaya diri saat melaksanakan hasil-hasil rapat setelah itu.
Menyampaikan hasil dan target waktu.
Diakhir rapat, bekerja sama dengan notulis rapat yang sudah
ditentukan diawal rapat, bisa pemimpim rapat, bisa juga notulis rapat
membacakan inti sari dari hasil-hasil rapat, dan bertanya apakah ada yang
dikoreksi atau tidak, jika tidak ada maka hasil-hasil tersebut resmi dijadikan
sebagai hasil rapat.
Membuat janji rapat berikut
Jangan lupa memberikan kepastiua kepada forum, kapan dan
dimana akan diadakan rapat berikut, dengan demikian forum dapat memperkirakan
waktu untuk hadir dan rekomendasi-rekomendasi sudah dilaksanakan dengan baik.
Pasca rapat – memastikan hasil rapat terlaksana dengan baik
– menunjuk pengawas dan mengontrol
Diatas sudah disinggung tentang lemahnya pengawasan pada
hasil-hasil rapat karena kesibukan ketua atau pemimpin rapat. Pada banyak orang
ketua organisasi sayang sering berpesan, jangan jadi tukang cukur yang semua
bagian dilakukan sendiri, sibuk adalah alasan yang bodoh buat seorang
organisatoris sejati, pada mereka yang sering menjadikan sibuk sebagai alasan
organisasinya stagnan, sering saya
bisikan dengan lembut “dik, kmu pernah dengar kata pendelegasian ?”. pemimpin harus bisa lakukan pembagian tugas
dengan baik. Misalnya ada 10 hasil rapat, delegasikanlah pengawasan 10 hal itu
pada masing2 pengurus dan minta dilaporkan hasilnya dalam jangka waktu
tertentu, ketua bisa santai ngopi sambil berdoa dan chat pengurusnya. saya bahkan
lebih ekstrim berpendapat bahwa makna dasar kepemimpinan itu bukan saja
pengaruh tapi juga pendelegasian.
Belajar itu merupakan proses seumur hidup, point-point
sederhana ini dapat dilatih dimulai dari rapat kelompok kecil sampai dengan
kelompok yang besar. Penting bagi pemimpin rapat untuk menguasai forum supaya
rapat berjalan dengan baik, tapi tidak usah terlalu serius juga, humor juga penting
untuk penyegarahan suasana, hanya sedikit ide bagus yang keluar di bawah
tekanan, orang-orang yang berprestasi dibawah tekanan itu hanya sedikit yang
diciptakan Tuhan, saya salah satunya :D.
Okey selamat belajar temans....
Febrianto A. Budiman
